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合同档案范文

时间：2025年01月07日

来源：showtime

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下面是小编为大家整理的合同档案范文，本文共15篇，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。本文原稿由网友“showtime”提供。

篇1：合同档案管理制度

一、总则

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

二、归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料;

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等)

5、政府、项目批文、合同;

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等);

7、工程进度计划控制文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸;

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划;

9、公司签定的各类合同(含商品房买卖合同);

10、公司有效证照、证件、印章;

11、具有法律效力及保存价值的文件;

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等;

14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料;

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、档案保管期限

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。

(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。

四、档案的借阅

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

五、档案的鉴定与销毁

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

篇2：合同档案管理制度

一、收集归档范围

本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件

1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料

1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。

(三)同级文件材料

1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料

1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

3、重要的名册、登记表。

4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

二、归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

三、归档时间和方法

(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。

(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。

(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。ニ摹⒐榈狄求

(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

，档案管理制度

(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

档案鉴定制度

1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。

2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。

5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。

6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。

档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

篇3：合同档案管理制度

为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、准确、系统、安全，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。

(一)档案安全保密制度

1、档案管理人员必须遵守保密守则，要严守秘密，严防泄密、失密。

2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要及时归档、核实。

3、档案管理人员要增强保密观念，经常检查设施安全保密情况；离开档案室时，必须锁好文件资料柜，关好门窗。

4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。

5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。

(二)档案保管制度

1、档案室属机要重地，外人不得随便进入。

2、保持室内卫生整洁，档案分类排放、排列整齐。

3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

4、档案管理人员要熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。

5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。

(三)档案利用制度

1、档案管理人员应熟悉所藏档案的情况，完善档案检索工具，及时准

确地提供档案利用服务。

2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必须经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。

3、查阅档案须填写《档案借阅登记表》，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。

4、外单位查阅本机关档案，必须持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。

5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。

6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，及时记载档案的利用情况。

(四)立卷归档制度

1、凡是水利局机关从事各项业务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必须归档的文件材料。

2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要注意随时归档备份，每年12月提供局档案室存档。

3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，目录页号编制准确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档应为原件，且要求做到完整、准确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。

4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必须履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。

篇4：合同档案管理制度

一、司法所档案管理工作由指定人员负责，包括接收、收集、整理、保管。

二、各类档案的组卷要准确。卷内目录、案卷封面填写完整准确、字迹清晰美观，装订案卷规范、统一、牢固。

三、档案整理。按规定制定统一的档案分类编号方案。案卷的排列、编号符合规定要求。

四、文件的整理。鉴别没有存档利用价值的公文，可报主管领导批准，可定期清退和销毁。对县（区、市）司法局的文件、简报等资料，要做好归档工作，无须存档要统一销毁。

五、档案箱、资料柜和档案资料放置的设备要整齐，做到不同规格分类排列。

六、库房管理。库房保持清洁卫生，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠等安全措施。

七、档案管理人员要有良好的司法档案人员职业道德规范、严格遵守岗位纪律，严格执行档案保密制度，严守国家机密

篇5：合同档案管理制度

合同档案管理应着眼于全局

有别于普通文书档案，合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，不可能指望它会像普通文书档案那样按时、定期送上门来，稍不留心，就会出现遗漏。

因此，在合同档案的收集、整理过程中，合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及时、完整地归档有了制度保证。

在实际的工作过程中，合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材料留下余地。

在提供档案合同利用时，可以及时主动地提供相关材料上门服务。

总而言之，要着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证合同档案收集的完整、及时，进而发挥应有功效，维护当事人的合法权益。

收集应及时

这要求档案工作人员了解合同的办理情况，正式合同文本签字仪式都应到场，合同文本一经签字、盖章、公证后就及时收集归档。

对于其他相关的合同材料已经履行过程中当事人之间所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等，也应采取随时收集的方法归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。

收集范围应注意全面与准确

通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，我们可以知道，人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高很多。

这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规，了解合同的办理状况，保证不遗漏与合同有关的档案材料，能够准确、有力地反映当事人的`合法权益。

提供利用应注意规范

鉴于合同档案的重要意义，档案部门在提供利用时，除特殊情况时一般不应提供合同文本原件，而是提供复印件，既方便了利用又减少了磨损，同时对合同档案的查阅也应制度化，对于事关单位机密的合同档案应采取保密措施，以免泄露单位机密。

档案管理与业务部门的协作互动

要做好档案合同的管理工作，离不开业务部门的合作与支持。

同时，档案部门也可以发挥主观能动性，配合业务部门定期检查合同的办理情况，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促。

还应大力宣传合同档案的重要意义与相关的法律知识，加强业务部门的档案意识，为合同档案的管理奠定良好的基础。

篇6：合同档案管理制度

1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。

2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

3、各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。

篇7：寄存档案合同

甲方：

乙方：

根据国家有关规定，便于档案的安全保管与利用，乙方自愿将其业务管理档案委托给甲方寄存，经甲乙双方协商，就有关问题达成如下协议，以便共同遵守。

一、乙方寄存的档案所属年度为年，总计箱;档案排架长度约;档案的载体形式为;保管方式为寄存;检索工具为目录检索。

二、库房租赁时间为两年，具体时间为：年月日至年月日。

三、库房使用费为每平方米元/月，两年合计为元人民币。

四、付款方式。每年付款一次，每次付款元，每年付款须在当年7月31日之前付清。首年付款在协议签订后15天内以银行转账方式一次性付清，即第一年付款总额：元(届时由甲方提供账号并出具正规税务发票)。

五、寄存期内乙方因特殊情况须收回寄存档案，甲方不退还当年已收寄存费。

六、因不可抗力因素造成寄存档案受损，甲方不承担赔偿责任。

七、甲方的权利和义务

1.负责寄存档案的保管，确保档案安全。

2.为乙方提供所需要的档案资料的查询，并做好服务。

3.对寄存的档案拥有管理权，有权查验利用者的身份证明。

4.对寄存期满不取走的档案有权按国家有关规定进行处置，并收取相应费用。

5.未经乙方同意，不得向其他人提供寄存档案的查询利用(监察、纪检、公、检、法等办案部门除外)。

八、乙方的权利和义务

1.按协议价格(第三、四条)向甲方缴纳费用。

2.在查阅利用寄存档案时应出示有效证明(如单位介绍信、身份证、工作证等)。

3.对寄存的档案拥有所有权。寄存期满如不继续寄存，须提前一个月通知甲方，并在期满时取走档案。

4.因甲方违反库房温湿度规定，造成虫蛀、霉变的后果，有权追究责任。

5.有权决定是否对所寄存档案进行消毒，如不进行消毒，档案发生霉变、虫蛀责任由乙方负责。

九、本协议执行过程中有未尽事宜，双方协商解决;协商不成可向人民法院提出诉讼。

十、本协议一式四份，甲乙双方各执二份，具有同等法律效力。

甲方：乙方：

法定代表人：法定代表人：

经办人：经办人：

年月日年月日

篇8：档案代管合同

。一、乙方自愿将档案、资料寄存在甲方。二、乙方寄存的档案、资料所属年度为_________到_________；档案数量为_________卷，具体见交接清单。三、乙方的档案寄存保管期为_______年，从_______年______月______日起至_______年______月______日止。四、乙方按标准向甲方缴付寄存费_________元后，双方办理寄存档案的交接手续。五、寄存期内乙方因特殊情况须提前退回寄存档案的，甲方不退还寄存费。六、寄存期满乙方如需延长寄存期，应重新签订协议。七、因不可抗力造成寄存档案受损，甲方不承担赔偿责任。八、甲方的义务和权利 1．负责提供寄存档案存放的场地、技术设备、管理人员。 2．负责寄存档案的保管、保护，确保档案安全， 3．负责寄存档案的管理、统计、查寻、检索。 4．拥有寄存档案的管理权，有权查验利用者的'身份证明。 5．对寄存期满不取走的档案有权进行处置。九、乙方权利义务 1．寄存档案应具有保存价值，经过整理，编目，也可委托甲方提供有偿整理编目服务。 2．应按收费标准向甲方缴纳费用。 3．查阅利用寄存的档案应出示寄存者有效证明（单位介绍信、身份证、工作证）。寄存者利用其所寄存档案不再收取档案利用费 4．对寄存的档案拥有所有权。寄存期满，如不继续寄存须在期满后60天内取走所寄存的档案。 5．享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。 6．对因甲方管理不善造成虫蛀、霉变、遗失等问题，有权要求赔偿。十、本协议执行过程如有未尽事宜，双方协商解决。十一、本协议一式二份；甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：_________ 乙方（盖章）：_________法定代表（签字）：_____ 法定代表（签字）：______________年____月____日 _________年____月____日阅读过本合同的人还看过了：江苏全日制劳动合同一般劳动合同示例工程工人劳动合同

篇9：寄存档案合同

甲方：________________

乙方：________________

________市技术工人交流服务中心(甲方)和________(乙方)就乙方委托甲方寄存个人人事档案事宜双方自愿订立如下如同：

乙方因________________，从________年________月________日至________年________月________日止，自愿委托甲方保存人事档案。

一、甲方的责任

1.甲方负责办理乙方个人人事档案的接受手续;

2.甲方负责乙方人事档案的保存、管理，负责保留其原身份、工龄、档案工资级别。

3.甲方按国家现行的工资政策和保险政策，为在存档期间交纳了养老保险和失业保险等当地规定缴纳的社会保险金的乙方按政策晋升档案工资级别和计算连续工龄(乙方必须提供存档期间如期交纳了各项保险费的证明材料);

4.存档期间或期满后，乙方如被企事业单位录用，甲方负责办理其人事介绍手续并将其人事档案关系转到新的工作单位。

二、乙方的责任

1.存档期间，乙方的病、伤、残、死亡和意外事故等各种保险福利事务由乙方本人和存档期间所在用工单位按有关社会保险规定负责联系处理。

2.合同期满后乙方的再次就业，由乙方本人负责。

3.自乙方人事档案存入甲方起，乙方每月向甲方交付管理费________元。管理费按年或合同期一次交清。

三、合同期满即终止，乙方本人未联系调出或前来办理续保手续的，甲方将乙方的人事档案转交乙方户口所在地劳动就业服务管理部门按待业职工有关规定管理。

四、本合同一式两份，甲乙双方各执一份。

五、本合同自________年________月________日至________年________月________日有效。

甲方：________________(签字盖章)

乙方：________________(签字盖章)

日期：_________年_______月______日

篇10：寄存档案合同

XX市技术工人交流服务中心（甲方）和（乙方）就乙方委托甲方寄存个人人事档案事宜双方自愿订立如下：

乙方因，从年月日至年月日止，自愿委托甲方保存人事档案。

一、甲方的责任：

1、甲方负责办理乙方个人人事档案的接受手续；

2、甲方负责乙方人事档案的保存、管理，负责保留其原身份、工龄、档案工资级别。

3、甲方按国家现行的工资政策和保险政策，为在存档期间交纳了养老保险和失业保险等当地规定缴纳的社会保险金的'乙方按政策晋升档案工资级别和计算连续工龄（乙方必须提供存档期间如期交纳了各项保险费的证明材料）；

4、存档期间或期满后，乙方如被企事业单位录用，甲方负责办理其人事介绍手续并将其人事档案关系转到新的工作单位。

二、乙方的责任：

1、存档期间，乙方的病、伤、残、死亡和意外事故等各种保险福利事务由乙方本人和存档期间所在用工单位按有关社会保险规定负责联系处理。

2、合同期满后乙方的再次就业，由乙方本人负责。

3、自乙方人事档案存入甲方起，乙方每月向甲方交付管理费15元。管理费按年或合同期一次交清。

四、本合同一式两份，甲乙双方各执一份。

五、本合同自年月日至年月日有效。

（签字盖章）（签字盖章）

甲方乙方

年月日签订

篇11：合同档案管理制度

第一章总则

一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。

二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。

第二章合同分类

一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。

二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。

三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。

四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。

五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。

六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。

七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。

八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。

九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。

十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。

第三章档案管理的责任分配

一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。

经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

二、各部门设档案管理员予以协助管理。

各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。

第四章文件合同归档要求

一、文件合同编号规则

合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。

文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。

基本模式：ST-－XS－0001－HT

1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

2．分类号：分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。

3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。

4．部门代码:部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称。

二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。

三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。

四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档。

五、所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。

六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》归档。七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标，都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档。

第五章合同档案保管期限及销毁

一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。

二、合同金额在50万元（不含）以下的保存；合同金额在100万元（不含）以下的保存；合同金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在5000万元以上的永久保存。

三、档案销毁：

1．任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。

2．各档案管理人员应定期对档案进行检查。

3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

4．凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销，由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存。

第六章档案借阅

一、公司合同原件，一般不予借出。

二、特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。

三、借出档案借用期限为一周。

借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。对逾期1周仍不归还者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者。

四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

第七章责罚制度

一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予以通报批评。

二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并予以通报批评；

三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100元；

四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元；如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。

五、不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。

六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法律责任。

第八章附则

一、本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。

二、本制度自下发之日起执行。

三、附件

附件1《档案移交单》

附件2《档案借阅单》

附件3《档案销毁清单》

附件4《合同登记本》

篇12：合同档案管理制度

一、劳动合同管理制度

1、签订劳动合同的原则

（1）本着平等自愿和协商一致的原则。要求劳动合同的内容必须公正、诚实、守信。

（2）遵守国家法律、法规和政策。

（3）以书面形式明确规定双方的责任、权利和义务。

（4）双方严格执行。劳动合同签订后，双方都应严格按照合同规定的内容遵照执行，任何一方违约，都将按规定追究违约责任。

（5）以酒店经营目标为中心。

2、劳动合同的订立

（1）原在册的劳动合同制员工以及新进酒店的人员。

（2）酒店的法人代表或委托人，代表酒店与其他人员签订劳动合同。

（3）劳动合同期限分为有固定期限、无固定期限和完成一定的工作为期限三种。其中有固定期限的劳动合

同是指：签订一年以上有期限的劳动合同；无固定期限的劳动合同是指：在签定劳动合同时不明确终止期；完成一定的工作为期限的劳动合同是：指合同当事人双方完成某一工作为期限的劳动合同是指合同当事人双方或某一工作的起讫的时间为条件的。

（4）新进员工应根据签订劳动合同的年限与有关规定，确定试用期，试用期最长不得超过2个月。

（5）劳动合同的变更、续订、终止和解除，均应按《劳动法》的有关规定办理。

3、签订后的劳动合同甲乙双方各持一份。人事部将员工合同书按部门、按序编号归档保存。

4、合同到期不续签的或已解除的劳动合同书均保存2年。

二、员工档案管理制度

根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定，酒店的人事部做好有关档案的管理工作。档案管理实行“统一领导，分节管理”的原则，维持档案的真实、完善与安全，便于将来使用。

1、员工档案

员工档案由酒店的人事部统一管理，人事部全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类：

（1）员工人事档案员工人事档案是人事部从个人为单位集中保存起来的、反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。

a、员工人事档案的收集、整理和保管

员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。员工人事档案必须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。

b、员工人事档案的查阅和借用

查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人事主管批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。

外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。

c、员工人事档案的传递

在员工录用和离店时，人部部及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。员工人事档案的传递不得由本人办理。

（2）员工的工作档案

从员工进入饭店开始，记录员工在为酒店工作过程中各个阶段的个人经历，思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流动等资料。

对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。

2、人事部工作档案

人事部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分，分别记录人事部的工作。

（1）人力资源档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及员工招聘录用或离店的审批材料，劳动合同资料（包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料），岗位变更资料等。

（2）工资福利档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及工资、奖金分配办法、考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。

（3）教育培训档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，教育培训工作、教育管理等活动中产生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。

（4）行政人事档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。

（5）人事部的工作档案按年度建立索引、装订成册。

3、档案保存期

离职人员档案保存2年。

三、档案管理工作流程

酒店档案工作的主要流程是：

1、接收：凡酒店经营管理活动中形成和使用的，业已办理完毕并具有查考价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入酒店档案的接收范围。

酒店档案一年接收一次，酒店各部门应于次年一月底前将档案资料统一移交人事部。

2、整理：

（1）、酒店档案按年综合整理，一般在每年第一季度整理归档。

（2）、酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。

（3）、办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。

（4）、按照案卷的排列顺序编制卷号，案卷目录上应区别情况标明不同保管期限。

3、保管及利用

（1）、酒店档案应由专人负责保管，并定期进行检查。

（2）、凡使用档案应办理借阅手续，填写档案借阅单。重要档案的借阅应经总经理批准。

（3）、借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。

4、鉴定和移交

（1）、档案鉴定工作在相关领导的领导下，组成鉴定小组，按规定进行。

（2）、档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。

（3）、销毁失去保存价值的档案由鉴定小组提出意见，登记造册，经酒店领导批准，由两人在指定地点监销。

（4）、档案移交要按国家有关规定执行。

篇13：合同档案管理制度

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。

三、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。以双方签字认可后方为完成交接手续。

四、合同文档的管理办法

1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。

3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

篇14：合同档案管理制度

一、档案资料

招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

二、归档及备案时间

总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。

监管机构资料备案时间：

1、电子资料

电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。

2.1档案盒：除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为。

2.2湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

2.2.1盒内目录

2.2.2备案资料

2.2.3招标文件

2.2.4投标文件正本

2.2.5中标通知书

2.2.6资料移交登记表

2.2.7客户反馈意见表

2.2.8其它资料

成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。