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浅谈高等学校财务电子档案的管理

时间：2023年08月11日

来源：陈水晴

编辑：本站小编

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下面就是小编整理的浅谈高等学校财务电子档案的管理，本文共9篇，希望大家喜欢。本文原稿由网友“陈水晴”提供。

篇1：浅谈电子档案管理

浅谈电子档案管理

【摘要】随着网络信息时代的到来，电子档案管理的优势逐渐显现，能够更加适应当今时代的档案管理工作，加强对电子档案的管理，是目前档案工作信息化的必然选择。

【关键词】电子档案;档案管理;优越性;利用方法;管理制度

1.电子档案的优越性

在档案存储和归档工作上，电子档案极大地提高了统计、分析、归档等的速度。现今社会是信息的、网络的快捷式生活节奏。信息获取和处理的速度体现出了其自身在当今社会的竞争水平和生存能力。电子档案是将文档使用扫描形式录入电脑，避免了人工抄录错误的几率，即使是人工输入，电子档案的信息材料修改起来也非常方便，如果采用专业的高技术系统，还能自得识别相关错误信息，可使其得到及时修正。档案管理工作实行微机化工作方式后，就可以按“件”进行方便快捷的整理归档。由于进行随机管档，就可进行随时整理立卷。通过计算机编码排序后，只要按照电脑呈现的秩序编排，就能清晰地现实文档归置位置，省去了人工费时费力的编排工作。同时，电子档案的存储更为稳定，可采用光盘、U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储，其受外部温度、湿度及微生物环境影响小，且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质，具有很强的稳定性。

在档案信息应用上，使用电子档案，利用信息化手段，可以很好地实现档案的体系管理，实现充分的资源共享，使索引、查找等更加快速便捷。同时，由于采用了信息、网络传输等技术，使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，更加有利于档案的管理和调度，极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。电子档案使档案在现实应用中实现了网络化、远程化的自动化操作，加快了信息检索速度，促进了文档信息的交流和共享。在知识经济高速发展的形式下，现代网络环境不仅为归档提供了方便有效的工作方式，并且对信息利用的快速途径也起到了一定的促进作用，废除了立卷归档与检索查找的繁琐工作，改变了繁琐低效率的工作强度，归档质量和检索速度也产生了本质的变化。在传统的工作形式下，各单位、各部门相互间都是靠纸来传输信息，以计算机为载体的电子档案管理系统，可以将各种档案信息通过网络传送出去，不论身在何地都能及时阅览到相关信息。

在档案管理模式上，电子档案在以电子信息技术为支撑的'数字化管理模式下，文档的规范性和科学性进一步提高。

传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为微机网络管理，文档用微机按“件”整理归档，可随时补漏增缺，使文档不形成存积。微机管理省时省力，可以给工作人员充分的时间去提高业务水平。微机管理更有利于文档的保密，将整卷档案内容改为单份文件提供利用，利用者就无法接触整卷档案中其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

2.加强电子档案管理制度

电子档案的出现，彻底改变了传统档案管理的流程，在内容、时间及顺序等诸多方面发生了巨大的变化。由于电子档案对软硬件设备的依赖性更强，且更易更改、流失等特点，常常会使人们对电子档案的信息真实性产生质疑，因为电子档案信息的载体与存放地点均可以不固定，复制后真伪难辨，存在难以认定是否为“原件”的问题。因此，只有通过规范的管理制度使电子档案的形成、归档、保管和利用等环节得到有效约束，并在每个环节上采用制度与技术相结合的方式，切实避免信息失真的隐患，这样既可以保证电子档案的规范管理，又能维护电子档案信息的真实性与原始性，使人们对电子档案产生信心。然而，传统管理制度已无法适应电子档案文件的管理，必须结合电子档案发展的具体情况，建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度。

2.1电子档案的形成制度要进一步完善

在形成电子档案的过程中，必须遵照国家规定的统一格式标准，对于不同媒体电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范。同时，对于电子档案的背景信息和元数据也应一同加以保存，以保证形成的电子档案具有完整性。

2.2电子档案要执行更为科学的归档制度

要进一步完善电子档案的管理制度，归档制度的完善是必不可少的环节。归档是整个文档管理工作中十分重要的环节，但是不同于纸质档案的是电子档案的归档还有许多工作要做。需要检测档案文件在相应软硬件环境下的有效性;检查同电子档案有关联的纸质或其他载体形式的文件，以保证内容和相关说明与描述的一致性;电子档案机读目录及相关软件、说明等也应同时归档;电子档案所使用的存储载体是否符合要求。同时，档案管理部门还要对电子档案的归档时间、范围及归档方式做出明确、细致的规定，以维护电子档案在程序上的合法性与真实性。在归档制度制定的过程中，应以国家有关规定为参照进行，目前，我国已通过先后颁布实施的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》等规章制度，对电子文件归档工作提出了较为明确的规定与要求，这些规章制度的出台，确保了电子档案在归档过程中的科学性和规范性。

2.3建立严格的保管制度

电子档案归档后就需要一套严格的保管制度以确保其安全。首先，要把住存储载体的质量关;其次，要规范存储载体的保管条件，电子档案的保管应远离有害气体与强磁场环境，并建立一个适合磁、光介质保存的物理保管环境，同时保持良好的温度、湿度环境;再次，加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的载体不带病毒，并将载体置于保护状态，同时，注意对加密电子档案的管理最后，为了确保记录信息内容的完整性、可读性，以及载体无损伤，应定期对电子档案进行安全性检查，一旦发现信息或载体产生损坏时，及时采取有效的维护措施，进行拷贝或修复工作。

2.4规范电子档案的利用制度

在电子档案利用阶段，相关的管理工作主要包括对提供利用过程的管理和对人员的管理两方面。要制定完善的电子档案利用制度与规则就必须对上述两个要素加以明确。在利用制度中对利用过程和人都应做出较为明确的要求。一是对利用过程的制度管理。档案部门应当以自己的信息安全技术条件为依据，采取适宜的利用方式。在确保提供电子档案信息完整、真实的基础上，以电子档案的密级为根据，进行有效地分层次管理;二是对人员的制度管理。电子档案利用所涉及到的人员众多，有利用者、数据系统管理者和电子档案保管人员等。应以他们各自的分工为依据，对其使用权限进行合理的限制，可根据各种人员的身份、级别、层次及利用目的的差异判断其可利用档案信息的内容，决定对其授权的范围。

3.结语

档案工作要紧跟时代步伐，电子档案是新生事物，也是社会潮流的产物，迎合了信息时代的信息丰富、传递迅速的社会特点，我们要全力以赴采取多种措施管理好电子档案，利用好电子档案，使其更好的为我们工作、学习、生活服务。

【参考文献】

[1]王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善.科技创业家，(1).

[2]曹峥.电子档案管理的现状与解决之道探讨.中国科技纵横，2011(10).

[3]冯迎迎.浅析文书档案的数字化管理.中国科技纵横，128.

篇2：浅谈高等学校财务电子档案的管理

论文摘要: 对于这些不断发展、日益更新的“新型”档案，进行有效地收集、整理和保存，为今后提供快捷、方便的利用服务,是高等学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。

在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受“青睐”。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。

一、财务电子档案特点：

财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物—财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：

1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。

2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。

3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。

4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的`仪器设备予以复现;但易于计算、分析，快捷获得所需结果。

5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。

6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。

二、高等学校财务电子档案管理的状况

高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：

1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。

2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期DOS系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。

3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。

随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等“硬”件设施得到了全面改善。

三、高等学校财务电子档案的现代管理

财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。

(一)财务电子档案的收集

1、设定固定的收集区间。一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定;也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。

2、制定固定的数据收集程序。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质;同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。

3、制定软件环境更替的收集程序。在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。

4、制定硬件更新的收集程序。详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。更新后，视储存条件的许可，尽可能留存一套完整的设备，预防意外。

5、有关登记资料的收集。制作登记簿，详尽记录系统管理员、程序员的操作资料，区分业务具体操作人，以便于后续追询。并认真填制电子档案移交清册，区分责任。

(二)财务电子档案的整理与保存

财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。

1、贮存的磁性介质。磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。

2、贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜;光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦;每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。

3、贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。

财务电子档案的多种介质各有其性，管理方式要因质而异。良好的储存环境是每一介质都所必需的，保持清洁，定期通风，控湿温，创造良好的储存环境，使电子档案维持优良状态，以期最佳利用效果。

(三)财务电子档案的利用

财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。财务电子档案具有密集性和微化性，需要配套有较高性能的复现媒体，方能充分发挥其效能。

1、财务电子档案的查阅。

查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记录标识，打开相应程序和运行环境进行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，所以要专设查阅微机，提供只读方式查阅界面，防止不法修改。仅许使用双备份中一个盘面，保证另一盘面的无介入、封存性。

2、财务电子档案的计算与分析。财务电子档案的数据汇集，通过微机计算，集成产生多项分析结果。但因其涉及的盘面多，范围广，存有潜在危险，因此应指定专业人员，在内控专用机器上调阅、操作，避免实在危险。同时还要注意各介质的运行环境，以免不同软件带来的误差，生成错误的分析。分析结果一经得出，可以直接打印、复制或传送，为决策者提供迅速、快捷、详尽的数据信息。

随着数字化、信息化时代的到来，财务电子档案会有不断的新发展，档案管理工作者要紧跟时代步伐，不断更新知识结构，使财务电子档案的效能得以充分发挥。

参考文献：

[1] 李银素,会计档案管理中存在的问题及对策[J]档案天地,,(01) .

[2]姚健萍,叶慧敏.关于会计电算化档案管理[J]农村财务会计,(10)

篇3：普通高等学校档案管理规定

普通高等学校档案管理条例

第一章总则

第一条为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》制订本办法。

第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。各高等学校必须把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。

第二章领导体制和机构设置

第四条高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第五条各高等学校应在校(院)长统一领导下做好档案工作，确定一名校(院)长分管，并根据学校的实际情况，建立综合档案室或档案馆。

综合档案室的建制应按学校规模确定。凡全日制在校生规模三千人以上为副处级，三千人以下为正科级，由校(院)长办公室领导。

档案馆为系处级建制，由校(院)长直接领导。

高等学校设立档案馆须经主管部门批准，并报所在地档案行政管理部门备案。应具备以下条件：

(一)建校历史悠久，一般应在五十年以上;

(二)学校规模大，全日制在校生规模为五千人以上;

(三)已集中保管的档案、资料在三万卷(长度三百米)以上;

(四)具备符合要求的档案库房和管理设备。

第六条高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

第七条高校档案部门的基本任务如下：

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作;

(二)制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况;

(三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;

(四)开展档案的开放或利用工作;

(五)负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源;

(六)参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流;

(七)负责对全校档案工作人员的业务培训;

(八)开展档案宣传工作和利用者教育活动;

(九)开展档案学术研究和交流活动。

第八条对于某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案，可根据实际需要设立分室管理。分室是档案部门的分支机构，受档案部门和业务主管部门双重领导。

高校附属单位(如附属医院、校办工厂等)的档案工作受学校档案部门和附属单位双重领导。其档案机构的设立和档案管理、移交等，由学校根据实际需要自行确定。

第九条高等学校各部、处、院、系、所等部门，必须有一名负责人分工主管该部门的档案工作，并视情况配备一至二名专(兼)职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。

第三章高校档案工作人员

第十条高校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守、遵守纪律，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

第十一条高等学校档案馆设馆长一名，并视需要设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名(可由校长办公室副主任兼任)，副主任一名。

馆长、副馆长、综合档案室主任人选由认真执行党的方针政策、热心档案事业、有馆员(或相当馆员)以上专业技术职务，有组织管理能力，身体健康的人员担任。

第十二条高校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。

第十三条高校档案工作人员(包括档案部门和各部门中的专职档案工作人员以及以做档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》(职改字[1986]第39号)，实行专业技术职务聘任制。

第四章经费、库房和设备

第十四条高校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。

第十五条高等学校必须为档案部门提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房并配置恒温、恒湿设施。

凡设置档案馆的高校，应充分考虑学校的发展规模，馆藏档案的增加数量，适应现代化管理的需要，合理安排档案馆库房建设。有条件的学校可单独建设馆库，档案库房建设要符合《档案馆建筑设计规范》的要求。

第十六条高等学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备，逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第五章文件材料的归档、移交和接收工作

第十七条高等学校应建立和完善归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围内，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十八条高等学校应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十九条高等学校对科研成果、产品规划与试制、基建工程等进行鉴定、验收时必须有档案部门的人员参加。有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

第二十条高等学校实行文件材料形成部门、课题组立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，交本部门档案工作人员检查、装订后向学校档案部门移交。档案部门应派人指导立卷工作。

第二十一条高等学校文件材料的归档范围：

(一)党政管理类

主要包括高等学校党委、行政、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录;各党政部门的工作计划、总结;上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。

(二)教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)执行。

(三)科研类

按国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。

(四)基本建设类

按国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。

(五)仪器设备类

主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(六)产品生产类

主要包括学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

(七)出版物类

主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(八)外事类

主要包括学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料;授予中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。

(九)财会类

按财政部、国家档案局发布《会计档案管理办法》(财预字(84)第85号)执行。

以上各类系指归档范围。归档的文件材料包括纸质、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第二十二条归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。

第二十三条归档时间应按以下要求：

(一)学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档;

(二)各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档;

(三)科研、基建等部门，应在项目完成后两个月内归档。

第二十四条凡由本校与其他单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交主办单位保存。

第二十五条高校档案原则上由各校档案部门永久保管。在国家需要时，或学校所存部分档案列入有关国家档案馆接收范围时，应向有关国家档案馆提供所需部分档案原件或复制件。

对因学校分立或合并，其分设或合并前的档案，应本着集中保管、方便利用的原则，经协议由一校或合并后的学校档案部门统一保存。有关学校在利用这部分档案时，应予优先照顾，并提供方便。

第二十六条高等学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形式的重要文件材料，高校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。

第二十七条高校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。

第六章档案管理

第二十八条高校档案部门要对档案进行分类、编号和排列。

高校档案的分类方法另行规定。

第二十九条高校档案部门应对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应在征得有关部门同意，并造册报经校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第三十条高校档案部门应指定专人负责进行下列统计工作：

(一)对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的利用等情况进行统计：

(二)按照有关规定，向所在地档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。

第三十一条档案库房技术管理工作，应有专人负责，建立和健全有关规章制度。

第三十二条高校档案部门应研究和改进档案保护技术。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。

第三十三条高校档案部门应对所存档案和资料的保管情况定期进行检查，遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处理。

第七章档案的利用与开放

第三十四条高校档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。

高校档案馆开放档案，应遵循下列规定：

(一)凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制;

(二)利用者要求复制档案，一般由档案馆负责办理，并按规定合理收费;

(三)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍;

(四)外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理;

(五)未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

第三十五条高校档案馆应设立专门的阅览室，并提供档案目录(属开放范围的)、全宗指南、档案馆指南等。

第三十六条馆藏档案属下列情况之一者不宜开放;

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利或技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第三十七条对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经档案馆长同意;涉及未公开的技术问题须经科研主管部门负责人同意，必要时要报请校领导审查批准。

第三十八条高校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室主任或校(院)长办公室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。

第三十九条高校档案部门必须编制必要的检索工具。著录标准按国家标准3792.5～85《档案著录规则》执行。

第四十条高校档案部门应积极开展档案的编研工作。出版和公布档案，须经档案形成部门同意，并报请校领导批准。

第四十一条对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案部门领导批准。

第四十二条高校档案部门应采取多种形式，如举办档案展览、陈列等，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应在高年级开设有关档案管理的选修课。

第八章考核、奖励与处罚

第四十三条高校档案部门应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。

第四十四条对于违反《中华人民共和国档案法》行为，应按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚，并按有关规定建立备案制度。

第九章附则

第四十五条本办法适用于普通高等学校。其他高等学校可参照执行。

第四十六条高等学校根据本办法可制订实施细则。

第四十七条本办法由国家教育委员会负责解释。

第四十八条本办法自发布之日起施行。原教育部所发的《高等学校科学技术档案工作办法》[(82)教办字254号]、《关于高等学校文书档案保管期限的规定》[(84)教办字210号]同时废止。

篇4：档案管理电子简历

档案管理电子简历模板

在制作档案管理简历的时候，需要我们在真实的原则上面进行加工，这样获得成功的概率才是更高的。

个人信息

yjbys

性别：女

年龄： 25岁民族：汉

工作经验： 2年以上居住地：浙江台州椒江区

身高： CM 户口：浙江台州椒江区

自我评价

良好

求职意向

希望岗位：公司文职类-文员行政/人事类-人事文员行政/人事类-行政文员

寻求职位：文员行政认识档案管理

希望工作地点：浙江台州椒江区

期望工资： /月到岗时间：-10-24

工作目标 / 发展方向

找一个能够长久的稳定的工作。希望能有更好的发展机会.

工作经历

▌2016-04--2016-07：浙江米来信息科技有限公司

所属行业：互联网、电子商务(私营企业)

担任岗位：公司文职类/公司文职类

职位名称：人事行政

职位描述：人事行政等工作

▌-09---12：台州龙泰房地产评估有限公司

所属行业：金融业(投资、保险、证券、银行、基金)(私营企业)

担任岗位：公司文职类/公司文职类

职位描述：房地产评估报告的制作，办公室文员

▌-08--2014-08：台州比得胶粘剂有限公司

所属行业：贸易、商务、进出口(私营企业)

担任岗位：行政/人事类/其它相关职位

职位描述：人事行政管理。主要办公室考勤计算、绩效提成考核，工资的核算，入离职办理，合同的管理，规章制度的制定。办公室用品的采购发放管理等等。

教育经历

-09--2013-06 嘉兴南洋职业技术学院管理类/工商企业管理大专

2013-09--2016-01 上海交通大学金融证券类/金融学本科

拓展阅读：如何更好的实现自身的职业理想

在漫漫的人生道路上，有谁不希望自己能够策马奔腾，扬帆远航呢?有谁不希望自己能够实现自己的人生目标，获得成功呢?但是时间一长，当你真正踏入了社会以后，就会惊奇的发现，很多的事情并不是你所想的那个样子的，你必须要认识到的.是其中存在的一些问题，比如，你是不是能够更好的发展自己。

工作对于每一个人的生活可谓是意义重大，为什么会这样说呢?一方面是因为工作能够提供给我们生活的必须，同时也能够让我们的生活变得更加的丰富多彩，所以，工作的意义其实并不是我们所想象的那么简单的。

大学生在进入社会以后，都希望自己能够获得一个更好的工作机会，但是时间长了就会发现，很多的事情，其实并不是自己所想象的那个样子的，也可以说，想要获得一个好的工作机会，其实也并不是一件容易的事情，其中必然会有很多需要注意和考虑的内容，你需要了解到的是，其实工作对于我们个人发展的意义和价值和你所想的并不是一样的。

篇5：电子文件及电子档案管理

【摘要】概述了电子文件在日常经营活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录;电子档案管理旨在电子档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等管理活动。全方位为单位生产、管理及建设项目提供利用,并为电子档案管理发展服务,是电子档案管理的主要价值所在。

【关键词】电子文件管理;利用;保存;电子档案管理人员的培养

一、电子文件的特性

电子文件是人们在社会活动中形成,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料,主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则。电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中,它对计算机有很强的依赖性。在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行快速、便捷的自由组合分类。

二、电子文件的管理

首先,重视电子文件的归档工作。强化人们对电子文件归档管理的意识,各级领导应把电子文件的归档提上议事日程,重视、强化电子文件的归档管理,要形成以组织机构为保障、办公室综合档案室为轴心、各部门为节点的档案管理网络体系,真正做到职责明确、上下联动、保障有力。电子文件与纸质文件一样,同样涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题,与纸质文件具有同等作用。不仅要加强对这方面专业知识的学习,应积极与相关技术人员和形成电子文件的部门加强联系,提前介入,并按照归档的要求,开展业务指导和协调,协助制定有关制度,保证电子文件的归档质量。完善电子文件归档制度、做好电子文件的归档工作,电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,还要布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

其次,加强收集整理工作。电子文件的收集是做好电子档案管理工作的基础,电子文件的特性决定了其收集、整理的范围、方法和要求不同于纸质档案。当正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求或从保留文件重要修改过程的信息来考虑时,则应对起辅助作用或正式作用的草稿文件进行收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件应该制定严格的'措施,必要时应在收集整理过程中制作成纸质拷贝件或制成缩微品,避免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。我公司从制度着手,制定了《电子文件归档与暂行规定》,从资料收集开始就落实到责任人,确保了电子文档的真实性、完整性、系统性。

三、电子文件的利用

在档案网络化条件下,查询档案信息、利用档案内容的手段发生了根本变化。档案工作人员要运用信息技术手段和新的管理办法来实现有效的服务,按照档案管理现代化的要求,实现文书档案、会计档案、照片档案、声像档案的电子检索,降低人为因素在文件归档工作中的影响,发挥计算机的管理优势,提高工作效率。加强档案信息化建设,为方便快捷服务创造条件。按照国家档案局制定的《电子文件归档与电子档案管理办法》统一管理,建立电子档案管理制度,实现电子档案标准化,以便使各类文件管理系统都能和档案管理系统通过接口紧密连接起来,以便将来电子目录进入档案部门后实现数据共享,逐步实现档案信息网络化,达到资源共享。档案信息化是国家信息化建设的重要内容,档案信息化可为各行业、单位提供日常工作所需的共享数据,逐步形成决策咨询系统,对实现管理的科学化、规范化、高效化将起到重要的推动作用。

四、电子文件的保存问题

电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。由于电子文件形成的时间短,缺乏实际保存的验证,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。建议磁盘每2年、光盘每5年复制一次并按原来编号保存。

五、电子档案管理人员的培养

首先,重视吸纳专业型的人才充实到档案管理队伍中来。其次,加大现有培训力度,采取走出去和引进来的双向方式,开展电子计算机知识、数字信息技术的强化培训,尽快解决电子档案管理人才紧缺的现状。最后,适时组织人员到兄弟单位参观学习,取长补短,切实提高档案人员的业务水平。

参考文献

[1]国家档案局令[]第5号《电子文件归档与电子档案管理办法》

[2]中国人民大学档案学院档案系计算机应用教研组编.《档案管理与计算机参考资料》[M].档案出版社,北京:1986

篇6：电子文件档案管理

[摘要]近年来，电子文件的归档管理受到了空前重视，但由于受观念、技术和法律等各种原因的影响，情况并不理想。

业内人士开展的相关调查显示，在基层单位游离于档案管理视线之外的电子文件仍占绝大多数，电子文件的归档管理情况不容乐观。

篇7：电子文件档案管理

随着人类进人信息社会及现代电子计算机技术和通讯技术的应用与发展.由计算机网络构筑而成的数字化虚拟环境对人类社会的作用与意义越来越大，一个数字化地球正日益展现在我们面前。

人类社会信息的生成，也由单一的传统环境逐渐向主要由计算机网络构成的数字化环境过渡。

由此，新的数字化信息在人类社会中起着越来越重要的作用，并向人类杜会提出了新的挑战。

电子文件，作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各个方面都向档案界提出了一系列新的课题。

一、电子文件的特性

1.非人工识读性。

非人工识读是指电子文件载体上所记录的信息是人们无法直接阅读理解的，必须借助于特定的工具来识别。

因此，将这一特征称为“非直读性”。

2.生成环境依赖性。

非人工识读性使得电子文件的生成、处理、阅读、使用必须依靠计算机软、硬件工具来实现。

3.信息与载体的可分离性。

综合各种论述，我们认为信息与载体的可分离性是电子文件相对于传统纸质文件的一个重要而显著的特点。

4.易变性。

电子文件的易变性表现在内容易变、载体易变和环境易变三个方面。

(1)电子文件的内容易于改动和操作。

由于存在信息与载体的“可分离性”，人们在对电子文件的内容进行改动操作时无需顾及其记录层面和物理层面载体所发生的变化，因为由信息内容到载体之间的“映射”是“自由的”、由系统自动完成的。

因此，我们可以随心所欲地改变文件的内容和内容结构，比如对文本信息进行剪切、复制、粘贴，插入表格、图形或音频，对图像文件进行调色处理，对音频文件重新压缩，对数据库文件动态更新，对多种类型的信息进行集成处理等等，这些操作在应用软件平台上都可以很方便地完成，并且通常可以逆转。

(2)电子文件的存储载体极易改变。

一方面，磁电介质和光电介质的性能不稳定，其物理寿命(保证存储数据不丢失的时间)远不如纸张，在氧化作用或物化环境的影响下，很容易发生文件信息的丢失或改变现象;另一方面。

技术的发展使存储设备不断更新换代，新的计算机系统逐渐失去对老式存储设备的兼容性，为保证电子文件信息的长期有效，必须及时不断地将电子文件从老的存储载体转移到新的存储载体，这种存储载体的升级，也可能带来信息的失真。

(3)电子文件的生成环境不断变化。

随着技术的发展，电子文件赖以生存的应用软件、系统软件平台不断升级，硬件环境的系统配置及其性能不断提高，新的信息编码规范、信息记录方式和文件格式不断问世。

由于电子文件对生成环境具有依赖性，将电子文件从旧的生成环境向新的环境迁移成为电子文件长期保管的常规任务，而在技术环境的迁移过程中，将不可避免地发生信息的损失、变异现象。

5.结构复杂性。

相比传统形态的文件，电子文件的结构复杂性主要表现在:(1)电子文件个体存在纵向结构。

从“内容信息”到作为信息记录方式的“数字代码序列”，再到固化数字代码序列的“存储载体”，电子文件呈现出纵向层结构，各个层面之间的“映射”有着复杂的规则，通过专门的软件来实现。

而对纸质文件而言，内容与载体通过书写或刻印融合于一休，成为不可分割、不易变化的整体，结构清晰单一。

(2)电子文件内容具有集散性。

一份电子文件的信息内容可以由不同的内容要素集合而成，这些内容要索可以源自不同的系统(如:OA系统、MIS系统、GLS系统等)、系统的不同组成部分、不同的数据库及不同的物理位置。

(3)电子文件具有与环境的关联性。

对电子文件而言，生成、处理和显现这些内容的软件程序和背景信息与表达作者意图的文件内容同等重要。

孤立保存的电子文件，会因为支持性软件和关联信息的缺乏而无法正确识读和保存，因此，描述电子文件格式、结构、来源、职能、技术参数、软硬件环境等信息的元数据成为电子文件不可或缺的组成部分。

6.多种媒体的集成性。

多种媒体集成是电子文件不容争议的重要特点。

电子文件可以将文字、图片、动画、音频、视频、结构化数据乃至程序指令等集成于同一个文件体，从而在文件展现过程中图文并茂，具备传统文件无法比拟的超链、检索、互动等功能。

二、电子文件档案管理策略

1.对电子文件管理流程加以优化

篇8：电子文件档案管理

近几年，电子信息技术取得飞速发展。

办公自动化、标准化、网络化日趋完善，政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，随着办公自动化和“无纸化办公”的普及，传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代，电子文件大量涌现。

然而电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。

面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。

一、电子文件档案化管理的含义

篇9：电子文件档案管理

摘要：现今是信息时代，办公标准化、自动化、网络化也逐渐完善。

在先进的技术及管理方式下，电子文件大量涌现。

本文从电子文件档案化管理的含义、特点入手，重点分析电子文件档案化管理的要点。

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