高校档案管理工作可持续发展探析论文

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篇1：高校档案管理工作可持续发展探析论文

高校档案管理工作可持续发展探析论文

现阶段，我国处于信息经济时代，具有便利、准确、高效等网络优势，对高校档案管理工作有深刻影响，不仅给高校档案管理工作带来新的发展机遇，还给高校档案管理工作提出新的要求和挑战。面临新的工作环境，高校档案管理工作实现可持续发展的关键在于做好档案服务工作，提高高校档案管理工作全体人员意识，整合高校档案资源，以档案工作创新作为高校档案管理工作可持续发展动力，建设高素质档案管理工作队伍，实现高校档案现代化、信息化管理，促进高校档案管理工作可持续跨越发展。

1.高校档案管理工作可持续发展前提：提高档案意识

高校在信息时代背景下，开始如火如荼的教育改革，高校管理体制发生极大变化，促进高校跨越式发展。高校档案管理工作作为高校教育管理工作之一，也同样面临新的发展机遇，也需要应对新的挑战。高校档案管理工作的可持续发展需要更新工作人员的档案意识，不断更新档案观念，强化档案全员意识，以全新的工作意识实现高校档案管理工作和信息时代的对接。提高高校档案管理工作人员意识要做到全员意识的提高，即高校各级领导、教职工和学生，共同协调配合档案管理工作，积极解放思想，创新观念，促进高校档案管理工作走向校园，迈入社会。可以说，高校档案管理工作意识的强弱取决于高校档案工作人员对工作认识的重要性，因此在高校档案管理工作中，应加大对档案工作的宣传，提高档案全员意识，做好档案意识宣传工作的重点性和普遍性，即做好档案工作关键人的重点宣传，做好高校师生的普遍宣传。

2.高校档案管理工作可持续发展动力：创新档案工作

在信息时代背景下，高校档案管理工作需要面临新的发展机遇和挑战，高校档案资源不仅仅是高校教育资源，更是社会教育资源，因此高校档案管理工作需要与时俱进，做好高校档案管理工作创新，为更好地服务高校、社会提供工作动力。高校档案管理工作要不断开发利用信息资源，为高校教学科研管理工作提供服务，成为高校管理工作的`落脚点，为高校档案管理工作提供归宿。高校档案信息资源不断丰富，迅速扩大的档案信息服务范围，逐渐提高的高校档案信息要求，需要在开发利用高校档案管理工作中不断创新，坚持高校档案优化利用原则，最大限度利用开发高校档案信息资源，满足师生对档案信息资源的利用需求。高校档案管理工作要积极利用现代化的信息技术和先进管理手段，不断创新档案管理工作，增强档案管理工作活力，助推高校档案管理工作可持续发展。

3.高校档案管理工作可持续发展关键：提高人员素质

高校档案管理工作实现可持续发展的关键在于人才，需要不断提高人员素质。在信息时代的今天，高校教育事业发展迅速，高校档案管理工作也发生极大变革。新时期，高校档案管理工作互联网化、信息化赋予档案工作新内容，给高校档案管理工作带来全新要求。现阶段，深入挖掘高校档案管理工作作用，开发利用高校档案信息资源，为高校教学科研管理提供服务，是实现可持续发展的重要任务。挖掘实现高校档案信息资源价值功能，需要高素质的人才作为支撑，就目前的高校档案管理工作人才队伍看，较难满足工作可持续发展要求，需要建设一支复合型、高素质、多层次的档案管理工作队伍。高校档案管理工作可持续发展，提高人员素质可从职业道德素质、专业素质和综合素质三方面入手：

第一，提高人员职业道德素质。高校档案管理工作是对高校档案信息资源进行管理的工作部门，需要确保档案信息资源的完整性和真实性，这就需要高校档案管理工作人员具有较高的职业道德素质，实事求是地开展档案管理工作；

第二，提高人员专业素质。高校档案管理工作人员不仅要具有专业的档案知识，还要具有计算机等专业知识，便于熟练操作现代化要求的档案管理工作；

第三，提高人员综合素质。高校档案管理工作人员要具有团队合作精神，以积极的工作热情投入到高校档案管理工作。

高校档案管理工作可持续发展是一项复杂的工作，需要长期坚持不懈努力才能完成，需要高校档案工作部门相互协作配合，共同学习提高才能实现；需要高校档案工作部门所有人员重视、支持和配合。在高校档案管理可持续发展中，要做好高校档案基础工作，紧抓信息时代发展机遇，以完善的高校档案管理体制，提高档案工作人员素质，采用现代化信息技术手段，创新高校档案管理工作，提高档案信息处理效率，深化高校档案管理工作改革，服务于高校教学科研管理工作，形成高校档案管理良性循环工作机制，充分发挥高校档案功能，实现高校档案管理工作可持续发展。

篇2：高校档案管理工作的论文

严春花

（湖南农业大学东方科技学院，湖南长沙 410128）

摘要：档案是反映各个历史时期、历史面貌的真实记录。档案工作是学校教育事业重要的组成部分。一个学校的发展轨迹、文化积淀、管理水平、办学特色，常常可以从档案中反映出来。本文认为，做好高校档案管理工作，领导重视是前提，健全制度是关键，牢固服务是根本。

关键词：高校；档案管理；制度；服务

高校档案是高校广大教职员工从事教育活动、教学管理、科研情况及学生学习等活动的真实凭证，并具有保存或参考价值的档案资料，它能很好的反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，在高校工作中起着承前启后的作用。分析利用高校档案，能有效地帮助提高教育管理和教学水平。做好高校档案的管理工作，对教育、教学、教研活动有着十分重要的作用和影响。

一、做好高校档案管理工作，领导重视是前提

高校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体，因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，努力与德育教育各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。学校领导要站在校园文化的角度，倡导全校教职员工认识学校档案管理工作的重要地位和作用，并把档案管理工作纳入学校发展的长效机制之中，努力让全体教职工增强建档意识，形成人人重视和维护学校档案工作的良好风气。

一段时间以来，很多高校对于档案管理工作不够重视，在人、财、物的投入上没有把档案工作摆在应有的重要地位，导致了档案管理工作无人重视，严重影响了档案工作人员的工作积极性，也一定程度上影响了工作质量和效果。要真正做好档案管理工作，领导重视是前提。只要领导重视了，重心明确了，以后的工作才好有条不紊的进行。

二、做好高校档案管理工作，健全制度是关键

一是要明确档案管理机构的双重职能。目前档案工作在高校的地位还没有达到应有的高度，有的甚至还停留在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的地步。在学校机构改革中，不少档案管理机构的`地位又被削弱，只看到其服务功能，而忽视了其行政协调、监督指导的职能。要把档案工作作为高校内部行政管理的重要部门，因为法律要求其“对所属单位的档案工作进行监督和指导”，同时还要“负责保管本机关的档案”。所以高校档案机构具有双重性，作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能。作为业务部门，它具有“保管”的职责。因此，我们要强调高校档案管理机构的双重职能。

二是要建立健全档案管理机构和管理网络。成立以学校领导为组长、相关负责同志参与的档案工作领导小组，配备一定数量的专职档案员和兼职档案员。要采取切实措施，建立一支有较好的政治、业务素质的档案干部队伍，并保持相对稳定。专职档案干部属专业技术人员，与教学、科研、图书管理人员同等对待。要按有关规定，认真做好专业技术职务聘任（或任命）工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案管理机构，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。

三是要建立完善的档案管理工作制度。完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。制订《档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等制度，促使全校教职员工都来重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使高校档案工作保质保量限期完成。依法管理档案工作，加大宣传力度，增强社会档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层。

三、做好高校档案管理工作，牢记服务是根本

一是要强化服务理念。高校档案管理工作的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教育教学各方面工作的发展和进步。首先，要强化服务功能，创新服务机制。使得高校档案工作更好地为领导决策服务，为教学科研服务，为各类咨询查证服务。其次，提高管理素质，拓宽服务渠道。要转变思想观念，与时俱进，充分认识新形势对档案工作的新要求，积极探索档案开发利用的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。

二是要加强素质建设。档案工作者在做到政治素质高、具备强烈的事业心和责任感的同时，还必须适应新形势的需要，树立创新意识，培养创新能力，加强创新学习，全面掌握档案专业知识和一定的现代化管理知识，培养信息技术开发应用能力，不断提高业务水平，实现档案工作专业化管理。一方面积极参加档案业务培训，更新档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任高校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。协调好与公文处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性；确保归档文件的齐全完整。档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档要经历一段时间，经过许多环节，每个环节都会影响文件材料的质量，影响文件材料的齐全性、完整性和准确性，如归档学生学籍的管理，教师和教职员工的人事档案。档案工作人员必须与各职能部门及时沟通，确保归档文件的齐全完整。努力打造一支爱岗敬业、乐于奉献的档案管理队伍，让他们每个人都能在自己平凡的工作岗位上创绩立功，尽快成长为档案管理的行家里手，为学校教育事业的发展作出积极贡献。

三是要掌握先进技术。要加快高校档案信息化建设实现档案的现代化管理。将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。选用适合本校档案管理工作的管理软件，实现档案信息化。在此基础上，建立档案信息查询系统，对相关管理部门和个人设置访问权限，利用网络平台了解相关档案信息，在一定范围内实现档案信息公开。这样不仅可以使档案管理人员从繁杂的档案收集、整理、保管、检索工作中解放出来，而且可以更快捷、更准确地为教育、教学及科研、人事工作提供全方位的优质服务。

总之，学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，主动提供档案利用服务，做到档案管理工作管理方法科学化，管理手段高效化，档案工作标准化，建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，推进教育事业的发展。

参考文献

[1]倪慧敏．高校档案管理初探[J]．档案与建设，，(1).

[2]周枫，辛梅菊，做好学校档案管理工作初探[J].山东档案，，(5).

[3]朱继荣，对高校学生档案管理的思考[J]．山西广播电视大学学报，，(6).

篇3：高校财务档案管理工作的思考论文

高校财务档案管理工作的思考论文

摘要：

在改革发展的新时期，高校内外部环境发生巨大变化，院校合并、校园规模扩张、设施更新、人数增多，随之而来的经济活动复杂繁多，高校在财务管理方面做了很多工作,而财务档案正是记录和反映这些经济活动、财务工作的重要史料和证据，对高校领导决策起着重要作用。因此，保管好、利用好财务档案，将有效促进高校健康有序发展。

关键词：高校财务 档案管理 内容 特点 存在问题 建议

一、高校财务档案管理的内容

高校财务档案是高校在从事教学、科研、后勤等财务工作中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。根据《会计档案管理办法》，高校财务档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，具体包括：会计凭证、会计账簿、财务报告、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、电算化会计档案以及其他应当保存的会计核算专业资料。

二、高校财务档案管理的特点

高校财务档案既是高校财务工作的重要史料和证据，也是高校档案的重要组成部分，具体有以下几点特性：

1.关联性。

高校实行的是“统一领导、集中管理”或“统一领导，分级管理”的财务管理体制，根据学校发展的需要统筹安排和使用学校的各项经费和资源，各部门、单位是统一的有机整体，在经济活动中共同厉行节约、增收节支，形成联系性较强的财务档案，不可分割，有效体现了高校整体财务情况。同时，财务档案也可为预算等提供依据，关联性较强。

2.多样性。

随着电算化的普及，财务档案管理模式发展为纸质档案和电子媒介档案共存，既保存了传统的会计凭证、账册、销毁册和报表等纸质会计资料，也保留了存储在电脑硬盘、光盘等存储媒介中的财务资料、软件数据等。存储的方式、类型多样化。

3.规律性。

高校财务工作较为繁琐，工作量大，但是每一会计年度从开始到结束，产生的财务档案类型相对规律，主要包括两大类：一是会计核算的专业材料，例如会计凭证、账簿、财务报告等；二是收入票据类，例如服务业统一收据、行政事业单位的非税统一收入票据、往来款票据、校内业务收据等。这两大类财务档案完整反映了高校日常经济业务的收支情况。

4.易破坏性。

主要体现在两方面，一是人为破坏，例如出于某些原因，如果管理人员素质不高或疏于管理让一些另有所图的查阅人有机可乘，可能会出现财务档案被篡改、丢失、损毁、系统紊乱等情况；二是自然破坏，由于自然灾害等原因导致破坏，例如地震、火灾等，也有可能档案存储本身材质发生老化，使得财务档案受到不同程度的破坏。

三、高校财务档案管理工作中存在的问题

1.财务档案管理模式落后，档案利用率低。

目前高校主要保存的'是纸质财务档案，只重数量不重质量，工作量大时，有些管理人员未必能做到严格按照规范认真审核装订凭证及归档，还有可能存在归档不及时的情况。因此，使用最原始的方法对大量财务档案进行归档、检索，直接导致管理效率和使用效率低下。

2.财务档案管理制度不完善，销毁工作滞后。

财政部、国家档案局颁布了《会计档案管理办法》，但是在实际工作中关于财务档案管理的制度并不完善，缺乏统一性和标准性，存在以下问题。一是很多高校不重视财务档案管理工作，没有设置专门的财务档案管理岗位和档案存放空间及设施，让财务部门自己查阅财务档案,保存地点分散，极易出现存放混乱、丢失情况。二是管理工作的相关制度不够完善，没有制定专门的财务档案查阅和使用制度，存在有章不循、有章难循、随意查阅复制的情况。三是大多数高校的财务档案销毁工作普遍滞后，大量超期存放的财务档案占用了档案库房，加大了档案管理部门的工作量，严重影响档案管理和利用效率。随着财务工作量的庞杂，这些问题更加凸显。

3.财务档案管理队伍专业性差，缺乏专门硬件设施。

目前，大多数高校财务档案先由财务部门暂存，达到一定期限后才会移交学校档案管理部门。在财务部门暂存档案期间，没有设置专门的管理人员，多由财务人员兼职，在财务工作量大、繁杂的情况下分工不明确，财务档案的收集、整理工作往往被忽视。学校档案部门工作人员也并未全都受过专业培训，做不到利用先进方法管理档案，与信息时代高科技发展脱节。有的财务部门办公条件有限，没有专门的库房，把档案堆放在办公室，可随意翻阅，达不到档案存放的安全性要求，不能确保档案的真实性和完整性。同时，普通办公室的存储条件在防水、防火、防光、防潮、防蛀等方面难以满足档案资料的保存要求。

4.财务档案电子化管理起步晚，信息化建设水平低。

受经费所限和重视程度影响，目前我国大多数高校未实现财务档案电子化，与银行等部门的财务档案信息化建设水平相距甚远。虽然有些高校已经建立了电子账务系统，但这些信息化工作主要集中在财务软件上，忽略了将纸质档案影像化储存。并且财务软件仅限财务部门使用，学校其他部门人员无法及时查询相关数据，这无疑又加大对纸质财务档案的查阅频率，增加财务档案管理人员的工作量。

四、提高高校财务档案管理工作水平的建议

1.重视财务档案管理工作，改善提升硬件设施。

高校应加强对财务档案管理工作的重视，保证管理工作需要的人力和物力。应设置财务档案管理岗位，培养既有职业道德又有档案管理经验的高素质管理队伍，通过多种方式调动管理人员的积极性，经常开展职业道德、业务素质等方面的交流和培训。为了财务档案保管的安全性、规范性和保密性，高校应提供合适的空间和档案柜架等设施存放档案，配备空调，使库房内温度保持在15～30℃，重视防水、防磁、防蛀、防虫、防潮、防盗、防晒、防火等工作。

2.完善财务档案管理制度，加强制度化建设。

高校财务档案管理工作的有序开展有赖于完善的管理制度。首先应建立财务档案日常管理制度、借阅制度以及档案销毁制度，明确管理人员的工作职责，理清管理工作流程，严禁随意丢放、复制、损毁财务档案，定期监督检查档案存放情况；建立内控制度，杜绝财务档案工作的违规违纪行为；对损毁破坏、复制财务档案、泄露档案信息等行为实行责任追究制，严惩不怠。

3.选用高素质财务管理人员，提高管理规范性。

随着高校财务工作量的日益庞大，财务档案资料日益增多。财务档案的特点要求应由职业道德高、专业素质过硬的工作人员专职管理。在职业道德方面，财务档案管理人员必须严谨、敬业，既要有原则性，也有较好的人际交往能力；在专业素质方面，不仅要了解财务部门的工作情况，及时采用科学方法分类整理档案材料，还应掌握财务软件的相关功能操作，保存、备份好电算化财务档案，保证财务档案的完整性。要采取多种方式、途径提高管理人员的综合素质，例如举办业务培训、校际交流工作经验等。

4.加强财务档案信息化建设，提高档案利用率。

财务工作的信息化为财务档案管理奠定了基础，为了能够提高财务档案的利用率，提供更好的档案服务，高校应重视财务档案管理信息化建设，加强财务档案管理软件的开发，使得档案管理工作整个流程能够通过信息化平台实现。例如开发附有财务档案管理的财务软件，能够使财务人员在做账时对财务资料影像化保存，上传至软件中，自动生成账务附件，档案管理人员可通过搜索凭证编号、项目名称、经手人等信息得到相关财务资料，提供给查询人员，也可根据实际情况授权给部门负责人、经费负责人等，创建财务资源信息平台，实现财务档案数字化共享。总之，高校财务档案反映了高校的经济活动，体现了高校整体发展情况，为领导层做出决策提供了基础信息。应加强财务档案管理工作的制度建设，提高财务档案管理人员的综合素质，改善管理环境和硬件设施，采用现代化技术和科学的管理方法，实现财务档案管理信息化，提高财务档案利用率，更好地服务于高校发展。

参考文献：

[1]孙敏.浅谈对高校会计档案几点建议［J］.中小企业管理与科技,（21）

[2]财政部教科文司、教育部财务司.高等学校财务制度解读［M］.经济科学出版社，2014.9

[3]谭鲜梅.完善高校会计档案管理措施探讨［J］.求知导刊，（11）

[4]尹允.如何提高高校会计档案的利用效率［J］.中国管理信息化,2015（5）

[5]王文杰.提高高校财务档案管理人员业务能力的几点思考［J］.潍坊学院学报，2014（5）

[6]李永红.高校会计档案信息化建设探析［J］.技术与市场，2014（8）

篇4：高校文秘工作与档案管理工作的关系探讨论文

高校文秘工作与档案管理工作的关系探讨论文

高校文秘工作与档案管理工作具有密不可分的联系，两者之间相辅相成，档案管理工作是文秘工作的重要组成部分，而文秘工作是档案工作的重要基础，没有文秘工作的前期铺垫，档案管理工作也无法得以顺利展开，因此档案管理工作可以说是文秘工作的延伸发展。在实际工作中，应正确处理两者之间的相互关系，实现文秘工作与档案管理工作的有效衔接与结合对于提高文书运转效率以及档案管理质量具有极其重要的现实意义。

一、文秘工作是档案管理工作最为重要的“源头活水”

高校文秘工作者的主要工作内容是为校领导以及校内各职能部门服务，并做好两者之间的协调工作，其主要职责是为校领导出谋划策，是高校领导者的左膀右臂。文秘工作者手上掌握着校领导的印鉴以及学校公章，只要是以学校、校领导名义下达的各种公文，都必须经过文秘工作者的仔细审核、盖章后才能下达、运转公文；文秘工作者还负责上级行政部门与校内各业务主管部门需要下发的各种公文的登记、办理、管理、整理、归档等工作；在各项公务活动中，由校领导直接形成或接收的各种实物、声像材料以及文件材料也会直接交由文秘工作者进行处理（主要包括登记办理、保管、存档等）。这些文件会经档案管理人员进行收集、整理、存档，最后形成高校文书档案。由此可见，文秘工作是档案工作的前期铺垫，是档案材料的重要来源地，文秘工作者是这些文书档案产生、形成的主要参与者，文秘工作的质量直接决定着文书档案的质量。为了确保档案管理工作的质量，文秘工作人员应

具备强烈的档案意识，明确档案的重要意义，应要求文秘工作者熟练掌握一定的档案知识以及相应的技能。在日常业务工作中，文秘工作者应明确自己的职责，积极参与学校档案管理工作行列，认真收集、整理各种实物、声像材料以及文件材料，确保档案资料收集的完整性、系统性、真实性、全面性。

二、档案工作是文秘工作的重要组成部分

高校办公室是学校的信息中心，是教学、教育、管理、科研等各部门的中枢机构，校情通报、学校大事记、每学年的党政会议记录、学校总体规划、管理目标、领导决策、上级来文的处理、校史编研、纵横联系及来信来访、规章制度、对外重大活动的记录以及党和国家的方针、政策等文件资料都需要文秘工作者直接起草或审稿，关于校内各职能部门对于学校决策贯彻实施的情况以及反映等信息也主要由文秘工作者负责汇总，而档案管理工作者则主要负责这些文件资料、信息的收集、整理、归档和保管利用。由此可见，档案工作是文秘工作的重要组成部分，也是一项基础性工作。文书档案记录了高校发展、教育、教学、科研等工作活动，是重要的历史凭证，档案管理工作的主要职责是对文秘工作者归档的文书材料进行鉴定、分类整理、编录、保管，并利用现代化先进的`档案管理形式、途径和手段将其转化为档案信息，进而为高校各项事业的发展以及社会发展服务。随着现代信息网络技术的快速发展及普及应用，高校档案管理工作应坚持档案管理服务本质，转变服务理念，大力引进先进的信息网络技术，积极创新，改革管理措施，丰富档案管理服务内容，提高档案管理服务效率与质量。

三、档案部门应积极为文秘工作提供现代化档案信息服务

文秘工作为档案管理部门提供了大量的文书档案，但在为校领导关于学校重大决策、学校制度完善以及学校文件起草等事件出谋划策时需要经常查阅这些历史文书档案，档案利用非常频繁。为了提高档案管理工作的服务质量，为文秘工作者提供更优质的服务，高校档案管理部门应经常深入调查、收集文秘工作者对档案管理的意见以及建议，全面了解、掌握文秘工作者的档案需求，在尽可能满足文秘工作者需求的基础上，打造具有特色的高校档案馆。在实际工作中，应重点做好密级事宜，具有较大的文化、科技、经济价值的档案信息资源，为档案利用者提供更具深度的信息服务。同时应积极引进现代先进的计算机网络技术，实现数字档案信息，为利用者提供视频、音频、照片等多种形式的档案信息服务，提供全方位、全天候的管理服务。

四、做好文秘工作和档案管理工作的衔接

新时期，学校应正确处理文秘工作与档案管理工作之间的关系，以现代计算机网络技术为载体，以办公自动化文秘系统以及档案管理系统为依托，实现文档一体化管理模式。首先在开发文秘管理系统以及档案管理系统时，应充分考虑两者之间的有效对接，两系统之间应能够实现一些具有重要保存价值电子文件的网上移交、接收功能，建立档案信息资源共享机制，加快文书的运转。同时高校档案管理部门应建立局域网，并与校园网连接，实现公开档案信息的开放利用。其次，应最好文件的收集、归档工作，对文件的整个生成过程进行实时跟踪，在文件的制作以及文件运转过程即开始进行干预，确保文件收集的完整性、系统性、全面性。

综上所述，文秘工作与档案管理工作具有密不可分的关系，文秘工作是档案工作的重要源头，档案管理工作是文秘工作的延续，文秘工作者以及档案管理工作者应相互学习，熟悉业务，密切配合，强化“文档一体化”意识，做好文档工作与档案管理工作的衔接，促进高校的进一步改革与发展。

篇5：初探高校基建档案管理工作

初探高校基建档案管理工作

摘要:基建档案是建设项目规划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的历史记录。高校基建档案管理好坏,直接关系到工程的质量,关系到高校教学、科研等各项工作的开展。

关键词:高校;基建档案;初探

普通高校扩招以来,高校的基本建设发展迅速,其间,形成了大量的基建档案。基建档案是建设项目规划、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件,详细记载着建筑物、构筑物、地下管线敷设等建设活动内容。高校基建档案管理的好坏,直接关系到工程的质量,关系到高校教学、科研等各项工作的开展。有序地管理好高校基建档案,既是建筑建设工程本身的需要,也是做好高校总体工作的要求。

一、高校基建工程档案的内容

(一)综合性文件。主要包括上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等文件资料;征地、拆迁安置等文件资料;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件资料;工程施工、监理中标文件及有关合同、协议书;工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其审计报告等文件资料等。

(二)土建工程及水、电、设备安装工程施工文件。主要包括开/竣工报告;图纸会审、设计变更及材料代用单等文件材料;项目的施工组织设计;监理规划、监理细则、监理月报及工程例会纪要等;原材料、零部件、半成品及成品的质量证明文件或试验资料;混凝土、砂浆等配合比及试验报告;工程质量检验及评定文件材料;工程质量事故记录及处理的文件材料;施工技术总结等。

(三)竣工图。主要包括总平面布置竣工图;室外各种管线竣工图;建筑工程竣工图;装饰工程竣工图;结构工程竣工图;给水、排水工程、强电弱电工程、通风、空调工程竣工图以及其他特殊专业工程竣工图等。

二、基建档案在高校管理中的作用

(一) 为高校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据 。基建档案是一种特殊的信息资源,任何基本建设缺少基建档案,就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的`变化和发展,为高校规划、建设、管理工作提供现状和历史依据,也对高校总体发展发挥着重要作用。还为历史查找、产权查证、经济纠纷等提供依据。

(二) 对推动高校可持续发展具有十分重要的意义。高校基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料。这些档案既为高校的建设、维修、管理、改扩建服务,又为高校的教学和科研服务。所以,做好基建档案管理工作,对推动高校可持续发展具有十分重要的意义。

三、高校基建档案管理存在的问题

(一)档案管理意识不强。领导和档案人员对高校基建档案重要性认识不够,基建档案管理工作力度不强。基建档案管理人员流动性大,不稳定,使得基建档案资料流向不清,档案管理职责不明。另外,由于基建工程和档案管理的专业性,工程人员和档案人员均有相应的专业和技术知识不足,使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。

(二)档案材料不完整。档案材料不完整是高校基建档案管理存在的主要问题。虽有基建档案归档率较好的项目,但归档率较差的项目不少,甚至很多工程项目竣工后没有档案材料,或只有工程主体档案,没有配套工程档案。

(三)管理模式不统一。从档案管理机构上看,有的高校成立了专门的档案室,基建档案管理较好,有的高校则不然,基建档案由业务部门代管或由文书档案员兼管,形成的档案材料五花八门。

(四)缺乏专业基建档案管理人员。档案管理人员专业素质不完备,既缺乏档案管理业务知识,又缺乏相关的基建业务知识,难以适应工作需要。

四、加强高校基建档案管理应该采取的措施

(一)树立基建档案管理意识。工程建设中普遍存在着对档案管理工作不太重视的情况,到工程完工即将交工验收时,才开始整理,这给档案整理带来很大难度。所以,高校的领导、基建主管部门、档案部门、项目具体负责人员,均要树立基建档案管理意识,自上而下重视基建档案的收集、整理和使用。

(二)建立健全基建档案管理制度。为了加强对基建工程建设各阶段档案资料的有序管理,档案部门、基建主管部门在项目建设初期就应按照有关规定,制定相应的档案管理制度、措施, 规范档案资料的收集、整理。

(三)严格验收基建项目档案资料。基建工程竣工验收时,档案管理人员要会同工程项目管理人员,按照基建工程档案归档范围的要求,对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,务必使得竣工材料做到真实、完备,归档范围符合要求,做到工程竣工验收与档案验收同步。

(四)强化档案材料编制工作。按照标准编制基建档案材料,是施工单位最基本的业务条件。 基建部门必须要求施工单位明确责任,加强对施工技术人员编制档案材料的训练,不断提高编制基建工程档案材料的业务水平。

(五)充分利用现代化手段,多角度、多层次开发基建工程档案信息资源。大力推行缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在基建档案中运用。主管部门还应有效利用计算机资源,建立档案检索系统,提高档案管理水平和档案利用效率。

(六)及时记录传递和变更。在管理过程中,频繁传递和变更,容易使档案的完整性、有效性发生变化,档案管理部门要及时对档案的增减变动及传递情况做出相关记录,才可能有效地了解档案的来龙去脉,防止其丢失、损毁、失效,确保档案的完整性和有效性。

综上所述,做好高校基建档案的管理工作意义非凡,通过对基建档案的收集、整理、开发和利用,必定为高校的基本建设,为高校工作的全面开展做出重大贡献。

参考文献

[1]钟敏.加强高校基建财务管理的实践与思考.湖南科技学院学报,.(7).

[2]贾树良.高校房产档案信息化建设存在的问题及对策.辽宁工程技术大学学报,.(2).

篇6：高校档案管理工作之我见

高校档案管理工作之我见

高校档案是学校发展的历史记录,是高等教育工作的重要环节,是国家档案事业的重要组成部分.高校所有档案无不浸透着学校广大干部、教师、科研人员的`心血和汗水,凝结着个人和集体的劳动和智慧.

作 者：侯凤芝  作者单位：南阳师范学院,宣传部,河南,南阳,473061 刊 名：南阳师范学院学报 英文刊名：JOURNAL OF NANYANG TEACHERS COLLEGE 年，卷(期)： 3(8) 分类号：B261 关键词： 

篇7：关于档案管理工作论文

随着知识经济的提出和社会现代化的推进，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国的高校教育事业发生了很大的变化，作为传统文献领域的高校档案工作，面临着前所未有的机遇和挑战。在新时期档案工作者要抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓创新，提高高校档案管理水平，促进高校档案事业的可持续发展，确立档案工作在高校不可替代的地位。

一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性

档案作为历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮，在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。档案工作者的任务就是科学地管理档案，有的放矢地开发档案信息资源，以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而，目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位，各高校的档案利用率仍很低，多数珍贵的档案资料处于养在深闺人未识的阶段，掩埋在历史的灰尘之下。高校档案的价值在于被利用，这需要通过人的劳动，通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此，高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托，实现档案管理服务模式的创新，从社会需要、学校需要的角度出发，以学校内外的利用者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现高校档案信息资源的共享。

二、加强档案管理创新体系建设

(一)模式创新。

目前，高校档案馆(室)虽属机关部门，但大多挂靠校办或党办之下的非独立结构，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着高校管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案馆从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，将对促进高校档案管理变革具有重要意义。进而注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这样才能使档案机构高效、安全、到位，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。

(二)思路创新

1、管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去盲目追求小而全、大而全，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导的状态，本着以人为本，服务至上的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。

2、管理内容创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。

3、管理方式创新。通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用。

[关于档案管理工作论文]

篇8：档案行政管理工作论文

【关键词】依法行政;行政管理;执法

计划经济时期，档案实行行政式管理主要凭借指令性的业务指导来完成，档案要想发挥行政管理职能则必须依据行政命令才能实行。

所以在计划经济时期，指令性的业务指导有效推动了档案事业的健康发展。

在计划经济时期，人们虽然也将其理解为业务指导，但都意识到这种类型的业务指导带有明显的强制性，因此，在一定意义上可以说，也可以将其认为是法和命令，要求下级部门一定要无条件执行，依靠行政性命令档案工作才能有效进行，带有一定的强制色彩。

这种情况并不只是存在于档案行政管理部门当中，在计划经济时期全部行政机关都带有这样的特点。

我国实行改革开放已经30多年了，当前已经发展为社会主义市场经济时期，政府式的行政管理已与当前发展的时代不相适应。

因此，依法行政得到了人们的认可。

在这种变化当中，首当其冲的是档案部门。

随着依法行政的逐步实行，国家推出了《档案法》，进一步明确定位了档案行政管理部门的主要任务。

当前人们也高度重视依法行政的实施，重新认识到档案行政管理职能，计划经济时期的指令性业务指导已与当前时代发展不相适应，因此务必实行依法行政。

而行政档案行政管理职能的部门，也不再属于一个固定的部门，同时承担着业务指导与法规的制订工作。

但由于受到传统意识的影响，人们的日常行动还没有体现这种认识，特别是在当前的基层，指令性的业务指导依然占有较为重要的成分。

一、法定的档案行政管理职能简释

依据《档案法》第六条“县级以上地方人民政府的档案行政管理部门负责管理本地的档案事业，同时具有指导与监督当地机关、团体、企业事业单位档案工作的责任。”从中可以明确，档案行政管理主要针对的是社会档案事务，但不是管理实体档案或档案工作。

也就是说这种管理主要是管事而不是管理一个单位一个部门，更不能管理当中的某一个人。

也可以这样说，档案行政管理主要负责与档案工作有关的工作和事。

而管理不重视结果，重点关注的是管理过程。

在以前的档案管理工作中，档案工作只是重点指导一个系统一个单位的档案管理工作，主要是提高档案工作人员水平，使其能够做到科学管理内部档案实体。

所以档案行政管理部门工作面临着大量的困难，虽然也做了大量的服务工作，但却得不到相关部门的认可。

二、如何才能做好档案行政管理工作

(一)档案行政管理必须依法行政。

在行政管理过程中要求首先做到依法行政，档案行政管理也适用于这一点。

在依法行政过程中，当中的依法包括《档案法》，但还包括关系到档案事务的一切法律法规。

《档案法》具有核心地位，档案行政管理部门在开展工作中首先要遵守《档案法》，需要提出的是其中的内容和要求原则化严重，不具备明确的操作措施，所以在实行档案行政管理过程中，就不可避免地应用一切关系到档案事务的法律法规，只有做到上述这些，才能顺利开展各项工作，才能使档案行政管理收到较好的效果。

有统计数字显示，在河南省与“档案”有关的法律法规就有17部之多。

这些与档案管理有关的法律法规全部适用于档案行政管理工作。

在实际开展档案行政管理工作中发挥这些涉及到档案事务法律法规的作用，可以有效解决档案实际管理过程中出现的“不到位”问题。

(二)档案行政管理必须遵循分级管理的原则。

依据《档案法》要求，档案行政管理要实行“统一领导，分级管理”，同时明确指出了不同档案行政管理部门的工作职能与权限。

所以，在实际档案行政管理工作中一定要依据法律规定去落实，不然就有可能出现“越位”现象。

如在实际工作过程中，在业务考核指标中把村级建档工作下发到各级档案管理部门，如果县级档案管理部门将其理解为一项重要的档案管理工作，要实行亲自入村开展指导与帮助，但其实这种做法不符合上述管理规定，没有遵守自身行政管理职能的规定，属于管理中的“越位”。

而应该采取的做法是，以《档案法》和《村民委员会组织法》为基础，对乡镇、民政部门的档案机构工作进行指导与监督。

也可以这样认为，在实际开展档案行政管理过程中，要以《档案法》为主要依据，同时结合与档案管理工作有关的法律法规开展规范性管理。

真正做到分级管理，实现对档案管理部门的指导与监督工作，做到这一点，档案行政管理工作就不会出现“越位”现象。

在当前的档案行政管理部门当中，都设置有业务指导与法规科，要求业务指导部门不适宜再沿用当前名称，可以改为档案管理指导处与档案指导处，主要工作就是在档案管理工作中进行指导、奖励、培训、宣传、教育等，不再带有强制性特点。

法规处的主要职责是检查档案行政管理工作、处罚工作、执法监督等，制订档案业务标准、规范、政策等文件，还具有一定的强制性特点。

(三)增加机构，加强内部监督。

要想实现依法行政的目的，首先要做好内部监督工作。

在一定条件下，可以设置档案执法处，也可以称为“档案执法队”，主要负责强制性工作，其中，可以自行处理一些违法案件。

法规处的主要职责就是档案行政监督、审核执法队处理一些案件的情况、制订业务标准等，负责监督同级档案馆的工作、监督下一级档案部门的工作、进行行政监督等。

档案管理指导处的主要任务就是执行一些非强制性指导命令。

【参考文献】

[1]杨凯.浅议转变档案行政管理职能的动因[J].档案管理. (01) .

[2]陈宏霞.也谈档案行政管理的`特征[J].档案管理. (01).

[3]王杰.关于档案行政管理管档范围的思考与建议[J].开封教育学院学报. 2012(01).

篇9：档案行政管理工作论文

【摘要】本文重点研究了档案行政管理职能的历史发展情况、法律范围内档案行政管理职能、档案行政管理的法定范围等问题，论述了档案行政管理职能，最后指出做好档案行政管理工作的措施。

【关键词】依法行政;行政管理;执法;业务指导

一、档案行政管理职能沿革

在计划经济时期，档案行政管理应用的主要手段就是指令性的业务指导，档案行政管理职能主要依靠行政命令得到落实。

因此必须认识到在计划经济时期，指令性的业务指导模式有效推动了档案事业的健康发展。

在计划经济时期，虽然人们也将其叫做业务指导，但这种指导具有一定的强制特点，所以，在一定意义上可以这样说，它就是法，就是命令，下级部门一定要遵从与执行，开展档案工作与业务建设就是在行政命令的状态下实行的，属于强制执行。

这一现象并不只是表现在档案行政管理部门当中，而是计划经济时期所有行政机关都有的行政特点。

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